Tools voor projectplanning Deel 1 (Houd het simpel)4 min read

Oorspronkelijk gepubliceerd op mijn oude website, op 19/03/2021 om 13:00 uur.

Dit bericht maakt deel uit van de blogpost reeks “Houd het simpel” en deel 1 van mijn blogposts over tools voor projectplanning. In dit bericht geef ik je een overzicht van de verschillende projectplanningsprogramma’s waarmee ik in 2020 heb gewerkt. Deze computerprogramma’s hebben enkele dingen gemeen, zoals het maken van subtaken voor je taken, het delegeren van taken aan collega’s of freelancers, enzovoort.

Sommige van deze tools werden genoemd of voorgesteld door VA’s, die ik ontmoette via verschillende Facebook-netwerkgroepen. Telkens wanneer iemand een interessante technische tool noemde, probeerde ik die uit te testen. Ik werkte er meestal ongeveer een maand mee en in sommige gevallen iets langer.

Als je een fan bent van een van deze tools, begrijp dan alsjeblieft dat deze blog is gebaseerd op mijn eigen ervaringen ermee. Ten tweede ben ik geen technisch persoon, dus misschien is mijn uitleg over bepaalde functies niet uitgebreider. Tot slot, als je nog steeds niet weet welke het beste bij je past, hoop ik dat mijn blog je kan inspireren om er een paar uit te proberen.

Kanbanflow

De eerste tool voor projectplanning waarmee ik werkte, voordat ik freelancer werd, was Kanbanflow. Het paste goed bij mij en de gratis versie van deze tool heeft veel geweldige functies.

Een paar interessante functies

• Deadlines: je kunt vervaldatums op taken en subtaken zetten.
• De Pomodoro-timer: sinds ik de Pomodoro-techniek leerde kennen, heb ik altijd geprobeerd computerprogramma’s te vinden die deze techniek bevatten. De standaard Pomodoro-timer geeft je 25 minuten om je te concentreren, een pauze van 5 minuten en na een paar focussessies krijg je een langere pauze van 20 minuten.
• Eenvoudig ontwerp: Als je voor het eerst als freelancer begint, is het laatste wat je wilt werken met een tool die je het gevoel geeft dat je een maand nodig hebt om de basisdingen uit te zoeken. Binnen een paar minuten heb je de basis onder de knie. Als je nog steeds hulp nodig hebt, is er een helpknop op de balk rechtsboven op de pagina.
• Betaalde functies: de belangrijkste aspecten van deze tool zijn gratis, waar ik dol op ben. Als je enkele van de extra functies wilt, kost dit $ 5,- per maand.

Wat ik heb gemist

• Het uiterlijk bijwerken: het heeft een heel eenvoudig en ietwat ouderwets ontwerp, waar ik dol op ben. Het zou leuk zijn om meer opties te hebben met betrekking tot het algehele uiterlijk van de site in de gratis of betaalde versie, zoals het wijzigen van de achtergrondkleur bijvoorbeeld.

Trello

Nadat ik als freelancer aan de slag ging, werd deze tool door veel VA’s genoemd. De eerste weken was ik erg enthousiast zoals elke nieuweling die met een nieuw computerprogramma aan de slag gaat, maar na een tijdje sloeg de nieuwigheid af.

Hier is een overzicht van mijn favoriete functies:

• De achtergronden: Een van mijn favoriete kenmerken zijn de prachtige achtergronden waaruit je kunt kiezen en het algehele uiterlijk van de site. Hierdoor werd ik een beetje meegesleept.
• De sjablonen: Om je op weg te helpen kun je kiezen uit verschillende sjablonen om aan de slag te gaan. Het is beter dat u de sjablonen ook een beetje bijwerkt volgens uw voorkeuren.
• Pomodoro-functie: ik had geprobeerd met hun versie van deze functie te werken, maar het werkte niet zoals ik gewend was in Kanbanflow, dus gebruikte ik in plaats daarvan de Tide Chrome-extensie.
• Vervaldatums: net als Kanbanflow heeft het de mogelijkheid om vervaldatums op taken en subtaken te zetten.

Wat ik heb gemist: 

• Extra functies: ik miste enkele functies die ik in Kanbanflow kon gebruiken, zoals de Pomodoro-timer of de stopwatch. Trello probeert het gebrek aan ingebouwde power-ups (hun naam voor functies) in de gratis en betaalde versie goed te maken door je verbinding te laten maken met apps die door derden zijn gemaakt.
• Meer rommel: voor mensen die in KonMari-stijl hebben gewerkt aan het opschonen van hun e-mail en een overvloed aan apps, betekent dit dat ze wat extra online rommel krijgen. Dit komt in de vorm van e-mails in je inbox over deze tools en extra apps waarvoor je je moet aanmelden als je de extra power-ups gebruikt.
• Extra kosten: houd er rekening mee dat voor sommige verbonden apps een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding kan worden gevraagd om alle functies te gebruiken.

Ik hoop dat je genoten hebt van deel een van mijn berichten over tools voor projectplanning. Ik hoop je in deel twee van mijn bericht meer op de hoogte te houden.